E-Rechnung in Deutschland ab 2025: Was Unternehmen wissen müssen

Ab dem 1. Januar 2025 wird in Deutschland die E-Rechnung verpflichtend eingeführt, um den Umsatzsteuerbetrug effizienter zu bekämpfen. Diese digitale Rechnungsform entspricht der europäischen Norm EN 16931 und bringt für Unternehmen einige neue Pflichten und Regelungen mit sich. Was genau die E-Rechnung ist, welche Fristen gelten und was Unternehmen jetzt tun müssen, erklären wir in diesem Beitrag.

Wer muss die E-Rechnung umsetzen?

Grundsätzlich müssen alle Unternehmen in Deutschland, die Rechnungen an andere Unternehmen (B2B) ausstellen, die Anforderungen der E-Rechnung umsetzen. Dies betrifft:

• Umsatzsteuerpflichtige Unternehmen aller Größen,
• Große Unternehmen und mittelständische Unternehmen,
• Unternehmen, die Rechnungen an den öffentlichen Sektor senden,
• Kleinunternehmer, sofern der Rechnungsbetrag über 250 Euro liegt (spätestens ab 2028). 

Ausgenommen von der Verpflichtung sind lediglich Rechnungen an Privatpersonen (B2C), sofern der Verbraucher nicht explizit einer E-Rechnung zustimmt, sowie Kleinbetragsrechnungen bis zu 250 Euro.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist kein klassisches PDF-Dokument oder Papierbeleg mehr, sondern ein strukturierter Datensatz im XML-Format, der elektronisch übermittelt wird. Hierfür gibt es in Deutschland vor allem zwei relevante Formate:

1. XStandard – primär für den öffentlichen Sektor.

2. ZUGFeRD – ein in der Wirtschaft weit verbreitetes Format, bei dem ein PDF-Dokument mit einer XML-Rechnungsdatei kombiniert wird.

Wichtig: Ab dem 1. Januar 2025 gelten reine PDF-Rechnungen nicht mehr als elektronische Rechnungen. Sie werden zusammen mit Papierrechnungen als "sonstige Rechnungen" klassifiziert.

Wie funktioniert der Empfang von E-Rechnungen?

Der Empfang von E-Rechnungen ist einfach: Ein E-Mail-Postfach reicht aus. ZUGFeRD-Rechnungen können wie gewohnt mit einem PDF-Reader geöffnet werden. Allerdings müssen die Rechnungen elektronisch gespeichert werden.

Wer bisher Rechnungen ausgedruckt und die Originaldateien gelöscht hat, muss seine Prozesse ändern. Ab 2025 gilt die elektronische Rechnung als verloren, wenn sie nicht im digitalen Format gespeichert wird.

Zudem gilt: Ab dem 1. Januar 2025 dürfen Unternehmen anderen Unternehmen ohne vorherige Zustimmung E-Rechnungen zusenden. Alle Unternehmen, die umsatzsteuerpflichtige Geschäfte betreiben, müssen also sicherstellen, dass sie E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können.

E-Rechnungen versenden: Das sind die Regelungen

Unternehmer sind gesetzlich verpflichtet, Rechnungen auszustellen, sofern der Umsatz nicht steuerfrei ist. Für die Einführung der E-Rechnung gelten folgende Übergangsregelungen:

• 2025 und 2026: Unternehmen dürfen weiterhin Papierrechnungen oder sonstige elektronische Rechnungen versenden, wenn der Empfänger zustimmt.

• Ab 2027: Unternehmen mit einem Jahresumsatz von bis zu 800.000 Euro dürfen noch Papierrechnungen und sonstige elektronische Rechnungen ausstellen.

• Ab 2028: Alle Unternehmen müssen Rechnungen an andere Unternehmen als E-Rechnung ausstellen.

Was gilt für Kleinunternehmer?

Auch Kleinunternehmer, die nach § 19 UStG von der Umsatzsteuer befreit sind, müssen spätestens ab 2028 E-Rechnungen versenden, wenn der Rechnungsbetrag über 250 Euro liegt.

Eine Ausnahme gibt es bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro sowie bei Rechnungen an Privatpersonen (B2C). Diese dürfen auch weiterhin als PDF- oder Papierrechnung gestellt werden, außer der Verbraucher stimmt der E-Rechnung ausdrücklich zu.

Fazit: Unternehmen müssen jetzt handeln

Die Einführung der E-Rechnung ist ein bedeutender Schritt in Richtung Digitalisierung und Steuertransparenz. Unternehmen sollten sich rechtzeitig darauf vorbereiten, um technische Anpassungen vorzunehmen und Prozesse für den Empfang, die Verarbeitung und die Speicherung von E-Rechnungen zu optimieren.

Checkliste für Unternehmen:

1. Technische Voraussetzungen überprüfen: Ist der Empfang und Versand von XML-basierten Rechnungen möglich?

2. Speicherprozesse anpassen: Elektronische Rechnungen müssen digital archiviert werden.

3. Kunden und Lieferanten informieren: Ab 2025 dürfen E-Rechnungen ohne Zustimmung versendet werden.

4. Übergangsfristen nutzen, um Systeme schrittweise umzustellen.

Unternehmen, die sich frühzeitig vorbereiten, profitieren von effizienteren Rechnungsprozessen und vermeiden unnötige Komplikationen bei der Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen.